Privacyverklaring

Versie 5-10-2026

Polderwind Oss is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. 

Polderwind Oss is een handelsnaam van Windcollectief Oss-Den Bosch BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75297728.

Polderwind Oss gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) stelt. 

Persoonsgegevens die wij verwerken

1. Tenaamstelling: voornaam, achternaam, tussenvoegsel.
2. Contactgegevens: straat, postcode, woonplaats, e-mailadressen, telefoonnummers, webadressen, organisatie en functie.
3. Informatie die je zelf invult in een contact-, aanmeld- of reactieformulier.
4. Informatie die je met ons deelt per e-mail, tijdens een bijeenkomst of op een andere manier.
5. Gegevens over deelname aan bijeenkomsten, werkgroepen of andere activiteiten.
6. Gegevens die nodig zijn voor eventuele financiële of administratieve verplichtingen.

We vragen niet meer gegevens dan nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken.

We onderscheiden een aantal categorieën betrokkenen van wie we persoonsgegevens verwerken:

• Belangstellenden, leden en andere relaties van de organisatie.
• Contacten bij publieke instanties, zusterorganisaties, relaties die bij aanmelding voor een nieuwsbrief expliciet toestemming hebben gegeven en relaties die een formulier hebben ingevuld met expliciete toestemming.
  

Contactmomenten die we vastleggen

Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail, bewaren we deze contactinformatie bij je persoonsgegevens. Op deze manier kunnen we je op een later moment beter van dienst zijn.

2. Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
   

We kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

• vragen en berichten te beantwoorden;
• belangstellenden te informeren over Polderwind Oss;
• lidmaatschap te registereren;
• nieuwsbrieven en projectupdates te versturen;
• deelnemers uit te nodigen voor bijeenkomsten en omgevingsdialogen;
• deelname aan bijeenkomsten, werkgroepen of andere activiteiten te organiseren;
• contact te onderhouden met bewoners, organisaties, overheden en andere betrokkenen;
• samen te werken met organisaties en personen die bij het project betrokken zijn;
• te voldoen aan wettelijke, financiële en administratieve verplichtingen.

Als we persoonsgegevens later voor een ander doel willen gebruiken, beoordelen we eerst of dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel en informeren we je daarover wanneer dat nodig is.

Grondslag gegevensverwerking

De AVG vereist dat voor iedere verwerking een wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens op basis van:

Toestemming
Bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief of uitdrukkelijk toestemming geeft voor een andere verwerking. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken. De verwerking die vóór het intrekken van je toestemming heeft plaatsgevonden, blijft rechtmatig. De Autoriteit Persoonsgegevens gebruikt bijvoorbeeld ook uitdrukkelijke toestemming voor haar eigen nieuwsbrief.

Uitvoering van een overeenkomst of afspraak
Bijvoorbeeld wanneer deelname aan een activiteit of samenwerking persoonsgegevens vereist.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor gegevens die we vanwege fiscale of administratieve regels moeten bewaren.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld wanneer we contact onderhouden met organisaties en personen die beroepsmatig betrokken zijn bij Polderwind Oss of wanneer dat nodig is voor een goede uitvoering en organisatie van het project. Daarbij wegen we ons belang altijd af tegen jouw privacybelang.

Nieuwsbrief en projectupdates

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of projectupdates, gebruiken we e-mailadres en eventueel je naam om deze informatie te versturen. Dit doen we op basis van je toestemming.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief. Na afmelding gebruiken we je gegevens niet meer voor het versturen van de nieuwsbrief.

Contactformulieren en bijeenkomsten

Via onze website kun je contact opnemen, je aanmelden voor bijeenkomsten of informatie met ons delen. We gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze hebt verstrekt. Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• beantwoorden van je vraag;
• verwerken van je aanmelding;
• toesturen van informatie;
• organiseren van een bijeenkomst;
• verwerken van je inbreng in de omgevingsdialoog.

Wanneer we tijdens bijeenkomsten deelnemerslijsten, verslagen, foto’s of andere persoonsgegevens verwerken, doen we dat alleen wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat.

Van wie krijgen we persoonsgegevens?

De meeste persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks van jou.
We kunnen daarnaast zakelijke contactgegevens ontvangen via:

• organisaties waarmee we samenwerken;
• openbare bronnen, zoals websites of openbare registers;
• overheden of andere bij het project betrokken organisaties.

Wanneer we persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou ontvangen en de AVG dit vereist, informeren we je over de herkomst en het gebruik ervan. De AVG stelt hiervoor afzonderlijke informatie-eisen.

Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken of wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn.

Dat kan bijvoorbeeld zijn met:

• leveranciers van onze website en hosting;
• aanbieders van e-mail- en nieuwsbriefsoftware;
• ICT- en administratieve dienstverleners;
• adviseurs die in opdracht van Polderwind Oss werken;
• organisaties waarmee we voor een specifieke activiteit samenwerken;
• overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wanneer een organisatie persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en de verwerking van persoonsgegevens.

Waar worden persoonsgegevens opgeslagen

Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met verschillende applicaties. Om je privacy te waarborgen, zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de gegevens die buiten de EU worden verzonden, werken we uitsluitend met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we ze op grond van de wet langer moeten bewaren.

Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

• nieuwsbrief: tot je je afmeldt;
• contactvragen: zolang dat nodig is om de vraag af te handelen en eventuele vervolgcontacten te voeren, daarna maximaal 5 jaar;
• aanmeldingen voor bijeenkomsten: tot maximaal een jaar na de bijeenkomst, tenzij de gegevens onderdeel zijn van een projectdossier dat langer bewaard moet worden;
• project- en samenwerkingscontacten: zolang de relatie of het project loopt en daarna maximaal 5 jaar;
• financiële administratie: zolang als wettelijk verplicht, doorgaans minimaal 7 jaar.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Verstrekking aan derden

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze alleen met partijen die ze nodig hebben voor onze dienstverlening of wanneer dat wettelijk verplicht is.

Met samenwerkende organisaties die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Polderwind Oss blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Website en cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor andere cookies, bijvoorbeeld voor statistieken of marketing, vragen we toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere ongewenste verwerking.

We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Jouw privacyrechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten. Je kunt ons onder meer vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van je gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking;
• overdracht van gegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

De AVG verplicht organisaties deze rechten duidelijk kenbaar te maken.

Stuur je verzoek naar: info@polderwindoss.nl 

We kunnen je vragen om aanvullende informatie om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is.

Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. We proberen de klacht samen op te lossen.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat recht volgt rechtstreeks uit de AVG.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, de website of de regelgeving verandert. Op deze pagina staat altijd de meest actuele versie.

Laatste wijziging: 5-10-2026

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens?

Neem dan contact op via: info@polderwindoss.nl